Wdrożenie IT: Problemy i Wyzwania Prawne dla Firm

Wdrożenie systemu IT w organizacji to złożony proces, składający się z wielu etapów obejmujących różnorodne usługi – od analizy i konsultacji, po implementację, szkolenia i wsparcie. Sprawne przeprowadzenie wdrożenia, osiągnięcie zamierzonych celów biznesowych dzięki nowemu narzędziu informatycznemu, a także zapewnienie długoterminowego wsparcia i stabilności prawnej systemu, to kluczowe zadania, przed którymi stają działy IT i kadra zarządzająca.

Ustalenie jasnych i precyzyjnych zasad współpracy między klientem a firmą wdrażającą ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu projektu. Uwaga: Kluczowe jest właściwe zdefiniowanie praw i obowiązków obu stron, podział ryzyka, określenie odpowiedzialności oraz mechanizmów rozwiązywania sporów i impasów, które mogą pojawić się w trakcie wdrożenia. Z doświadczenia prawników wynika, że klienci doskonale rozumieją te potrzeby i oczekują, że umowa wdrożeniowa będzie te aspekty adresować. Osiągnięcie kompromisu z dostawcą systemu w tych obszarach bywa trudne, jednak istnieją pewne standardy rynkowe i powtarzalne elementy umów wdrożeniowych, mimo że formalnie są to tzw. umowy nienazwane.

Umowy wdrożeniowe są z natury złożone, ponieważ muszą uwzględniać zarówno przepisy Kodeksu Cywilnego, jak i specyfikę prawa autorskiego, szczególnie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, która reguluje kwestie oprogramowania.

Jednym z największych wyzwań jest uzgodnienie zakresu praw klienta do wdrożonego systemu IT. Firmy wdrażające systemy IT zazwyczaj preferują model licencyjny, co często spotyka się z niezrozumieniem po stronie klienta, który nie zawsze zdaje sobie sprawę z ryzyk prawnych związanych z licencją. Z punktu widzenia klienta, idealnym rozwiązaniem byłoby nabycie pełni autorskich praw majątkowych do oprogramowania. Jednak w praktyce, poza nielicznymi wyjątkami, gdy oprogramowanie tworzone jest na indywidualne zamówienie, takie rozwiązanie jest niemal nieosiągalne. Często wdrażane oprogramowanie oparte jest na komponentach, do których firma wdrożeniowa nie posiada pełni praw autorskich, co uniemożliwia ich przeniesienie. Nawet producenci oprogramowania posiadający pełnię praw rzadko godzą się na ich zbycie.

Z tych powodów, licencja pozostaje najczęściej stosowaną formą prawną regulującą korzystanie z wdrożonego oprogramowania. Kluczowym problemem dla licencjobiorcy jest nietrwałość licencji. Wbrew powszechnemu przekonaniu, „zakup licencji” nie jest równoznaczny z nabyciem prawa do wieczystego korzystania z oprogramowania, jak w przypadku zakupu sprzętu. Licencja to jedynie umowne, czasowe uprawnienie, które trwa do momentu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Zgodnie z prawem autorskim, umowa licencyjna na czas określony może być zawarta maksymalnie na 5 lat. Po tym okresie staje się umową na czas nieoznaczony i może zostać wypowiedziana. Uwaga: Choć ryzyko nieuzasadnionego wypowiedzenia umowy przez licencjodawcę można ograniczyć umownie, istnieją inne, trudniejsze do wyeliminowania zagrożenia.

Licencja wygasa automatycznie w przypadku sprzedaży autorskich praw majątkowych do oprogramowania przez licencjodawcę. Ograniczenia umowne mogą chronić licencjobiorcę przed taką sprzedażą, ale ich naruszenie skutkuje głównie roszczeniami odszkodowawczymi, a nie trwałością samej licencji.

W poszukiwaniu trwalszych form prawnych, alternatywą dla licencji mogą być konstrukcje takie jak użytkowanie na prawach autorskich majątkowych, dzierżawa praw autorskich lub nabycie udziału we wspomnianych prawach. Ważne: Te rozwiązania nie są jeszcze powszechnie ugruntowane w doktrynie i orzecznictwie, ale ich wspólną cechą jest trwałość – nie wygasają w przypadku zbycia praw autorskich. Wyzwaniem jest jednak odpowiednie ukształtowanie umów, aby chroniły interesy klientów, nie ograniczając nadmiernie swobody działania producentów oprogramowania.

Sytuacja licencjobiorcy jest analogiczna w przypadku przymusowej sprzedaży praw autorskich w ramach postępowania upadłościowego lub egzekucyjnego. W takim przypadku prawa licencyjne wygasają. W postępowaniu egzekucyjnym i upadłościowym wygasają wszelkie obciążenia i ograniczenia praw, w tym użytkowanie i dzierżawa. Jedynie nabycie udziału w prawach autorskich zapewnia ciągłość uprawnień pomimo przymusowej sprzedaży.

Dodatkowym ryzykiem w postępowaniu upadłościowym jest uprawnienie syndyka do odstąpienia od umów wzajemnych, co dotyczy także umów licencyjnych i dzierżawy (ale nie użytkowania i udziału w prawach autorskich). Podkreślenie: Polskie prawo upadłościowe, w przeciwieństwie do amerykańskiego, nie chroni wprost praw licencjobiorców w przypadku rozwiązania umowy przez syndyka. Pewnym zabezpieczeniem jest konieczność uzyskania zgody sędziego-komisarza na odstąpienie od umowy licencyjnej, który powinien uwzględnić interesy obu stron. Praktyka jednak zweryfikuje skuteczność tej procedury.

Czy wygaśnięcie licencji musi oznaczać konieczność zaprzestania korzystania z oprogramowania, pomimo poniesionych nakładów finansowych i organizacyjnych? Niekoniecznie. Można argumentować, że wdrożenie systemu IT skutkuje nabyciem praw do egzemplarza zaimplementowanej wersji oprogramowania. Istotne: W takim przypadku, użytkownik zachowuje prawo do korzystania z oprogramowania w ramach tzw. licencji ustawowej, określonej w art. 75 ustawy o prawie autorskim. Aby zabezpieczyć tę koncepcję, umowa wdrożeniowa powinna jasno określać przeniesienie własności egzemplarza oprogramowania na klienta. Jednak to rozwiązanie nie jest oczywiste i wymaga precyzyjnych zapisów umownych.

W kontekście bezpieczeństwa korzystania z oprogramowania, często pojawia się temat notarialnego depozytu kodu źródłowego. Błędne jest jednak założenie, że samo posiadanie kodu źródłowego automatycznie uprawnia do jego używania. Kod źródłowy jest formą programu komputerowego chronioną prawem autorskim i korzystanie z niego wymaga tytułu prawnego, takiego jak nabycie własności egzemplarza, licencja lub inna umowa. Zapamiętaj: Posiadanie kodu źródłowego samo w sobie nie daje prawa do jego użytkowania.

Depozyt kodu źródłowego ma jednak kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania systemu. Dostęp do kodu źródłowego jest niezbędny do zaawansowanych działań serwisowych, takich jak usuwanie błędów, aktualizacje i rozwój oprogramowania, szczególnie w sytuacji braku wsparcia ze strony dostawcy. Udostępnienie kodu źródłowego z depozytu jest z perspektywy producenta ostatecznością, a warunki jego podjęcia bywają trudne do negocjacji. Standardowo, to firma wdrożeniowa zapewnia serwis oprogramowania w ramach umowy utrzymaniowej. Depozyt kodu źródłowego może stanowić zabezpieczenie interesów użytkownika w przypadku utraty zewnętrznego wsparcia, umożliwiając podjęcie kodu w celu aktualizacji oprogramowania lub usunięcia błędów.

Obecnie stosowany depozyt kodów źródłowych jest rozwiązaniem nieustandaryzowanym i mało powszechnym. Brak jednolitych procedur weryfikacji i udostępniania kodów ogranicza zaufanie do tej formy zabezpieczenia. Rozwiązaniem mogłoby być powołanie wyspecjalizowanych instytucji, działających według transparentnych procedur, które budowałyby zaufanie zarówno producentów, jak i użytkowników oprogramowania. Przykład: Przykładem może być francuska Agencja Ochrony Oprogramowania (APP), która prowadzi depozyt kodów źródłowych i udostępnia je beneficjentom w określonych sytuacjach, np. w przypadku upadłości producenta lub zaprzestania świadczenia usług utrzymaniowych.

Z punktu widzenia klienta, kluczowe jest nie tylko sprawne wdrożenie systemu IT, ale także zagwarantowanie trwałego i stabilnego prawa do korzystania z oprogramowania oraz zabezpieczenie odpowiedniego serwisu i możliwości rozwoju systemu. Dobrze skonstruowana umowa wdrożeniowa jest podstawowym zabezpieczeniem. W celu wzmocnienia pozycji klienta w zakresie praw do oprogramowania, warto rozważyć alternatywne konstrukcje prawne, zdając sobie sprawę z ich nieustalonej pozycji w doktrynie i orzecznictwie. Rekomendowane jest również wzmocnienie praw licencjobiorców na poziomie ustawowym, poprzez zagwarantowanie trwałości licencji w przypadku sprzedaży praw autorskich oraz lepszą ochronę w postępowaniu upadłościowym.

W kwestii serwisu i rozwoju oprogramowania, umowa utrzymaniowa pozostaje podstawowym instrumentem. Depozyt kodów źródłowych, oparty na jasnych i obiektywnych zasadach, może stanowić dodatkowe zabezpieczenie na wypadek utraty wsparcia zewnętrznego. Profesjonalizacja usług depozytu kodów źródłowych, wzorem rozwiązań francuskich, mogłaby zwiększyć zaufanie i bezpieczeństwo w tym obszarze.

Artykuł powstał na podstawie tekstu Włodzimierza Głowackiego opublikowanego pierwotnie na portalu CXO.pl w 2016 roku.