Państwo Usługowe: Kierunek Cyfryzacji w Polsce według Nikodema Bończy Tomaszewskiego

Wkraczamy w erę cyfrową, gdzie państwo przeobraża swoje relacje z obywatelem. Tradycyjny model, oparty na (często zbiurokratyzowanych) procedurach i instytucjach, ustępuje miejsca nowemu paradygmatowi. Państwo staje się sprawnym usługodawcą, budującym solidarne relacje ze społeczeństwem. Nikodem Bończa Tomaszewski, CIO Roku 2015, ekspert i praktyk cyfryzacji, dzieli się swoimi spostrzeżeniami na temat tej transformacji.

Uwaga: Kluczowe jest zrozumienie, że zmiana ta nie jest jedynie technologiczną rewolucją, ale fundamentalną przemianą sposobu myślenia o roli państwa i jego interakcji z obywatelem. Bończa Tomaszewski, szef Centralnego Ośrodka Informatyki (COI), prezentuje wizję państwa usługowego, omawiając sukces uratowania kluczowego projektu pl.ID.

Jego perspektywa rzuca światło na wyzwania i możliwości stojące przed Polską w kontekście cyfrowej transformacji administracji publicznej. (Patrz: tabela poniżej) Rozmowa z Bończą Tomaszewskim ujawnia praktyczne aspekty wdrażania innowacyjnych rozwiązań w sektorze publicznym.

Hasło „.gov w domenie, .com w działaniu” (stanowiące swoisty mantrę COI) doskonale oddaje filozofię tej instytucji. Chodzi o umiejętne łączenie misji publicznej, charakterystycznej dla domeny „.gov”, z efektywnością działań typowych dla sektora komercyjnego, reprezentowanego przez „.com”. Jak podkreśla Nikodem Bończa Tomaszewski, COI wyjątkowo sprawnie uniknęło standardowych dla administracji publicznej procedur audytowych na wstępnym etapie realizacji projektu pl.ID.

Zamiast (często paraliżujących działanie) audytów, postawiono na „rozpoznanie bojem” i szybkie przejęcie kontroli nad projektem znajdującym się w stanie kryzysu. Takie podejście wymagało odwagi i zaufania, ale jak pokazuje praktyka, okazało się skuteczne.

To nietypowe podejście, polegające na działaniu i uczeniu się w praktyce, zostało uzasadnione specyfiką sytuacji projektu pl.ID. Bończa Tomaszewski wyraźnie akcentuje, że w pewnych kontekstach tradycyjne metody zarządzania nie sprawdzają się, a kluczowa staje się elastyczność i zdolność do adaptacji.

Projekt pl.ID, (naznaczony negatywnym piętnem) po tzw. infoaferze z 2012 roku, znalazł się na skraju upadku. COI, pod kierownictwem Nikodema Bończy Tomaszewskiego, podjęło się ryzykownego, ale jak się później okazało, skutecznego wyzwania – uratowania i dokończenia Systemu Rejestrów Państwowych. Mimo zaawansowania czasowego i wykorzystania znaczącej części budżetu, COI z pełnym sukcesem uruchomiło system 1 marca 2015 roku.

Zakres prac był (rzeczywiście) imponujący: modernizacja centrów danych, relokacja infrastruktury PESEL, budowa Zintegrowanej Infrastruktury Rejestrów i wreszcie, Systemu Rejestrów Państwowych, obejmującego PESEL 3.0, Rejestr Dowodów Osobistych, Bazy Usług Stanu Cywilnego i inne kluczowe rejestry. System objął wszystkich obywateli Polski, jednostki samorządu terytorialnego i instytucje państwowe.

Podkreślić należy, że projekt pl.ID był nie tylko technologicznym wyzwaniem, ale również organizacyjnym i logistycznym. Skoordynowanie działań wielu zespołów, przezwyciężenie oporu materii i niedostatków czasu, wymagało nadzwyczajnych kompetencji zarządczych i (przede wszystkim) determinacji zespołu COI.

Dzięki skutecznej optymalizacji architektury SRP przez COI, budżet państwa osiągnął znaczące oszczędności. Mowa o kwocie 30 mln zł rocznie na kosztach utrzymania systemu. Początkowo planowano (dość wysokie) wydatki w wysokości 294 mln zł, ostatecznie COI zrealizowało projekt za 109 mln zł. To ogromna różnica i dowód na wysoką efektywność działań COI.

Warto zwrócić uwagę, że oszczędności nie zostały osiągnięte kosztem jakości systemu. Wręcz przeciwnie, SRP po optymalizacji COI funkcjonuje sprawniej i jest bardziej stabilny. To kluczowy argument przemawiający za kompetencjami COI i ich (pozytywnym) wpływem na efektywność wydatków publicznych.

Efekt oszczędnościowy projektu pl.ID jest imponujący i stanowi wzorzec dla innych projektów informatycznych w sektorze publicznym. Redukcja kosztów o ponad 60% przy jednoczesnym podniesieniu jakości systemu to rzadkość w realizacjach IT administracji publicznej. To bezpośrednio przekłada się na korzyści dla budżetu państwa i podatników.

Projekt pl.ID stał się prawdziwym katalizatorem rozwoju COI. W organizacji powstały nowe działy odpowiedzialne za development, zarządzanie projektami i UX (User Experience). COI zbudowało unikalne kompetencje, stając się organizacją IT zdolną do realizacji kompleksowych zadań informatycznych. (Wzrost zatrudnienia i budżetu o około 100% świadczy o skali transformacji).

Wśród innych znaczących sukcesów COI wymienić należy portal obywatel.gov.pl i kontynuację projektu CEPIK 2.0. Jednak, jak słusznie zauważa Bończa Tomaszewski, wdrażanie kultury projektowej w administracji publicznej napotkało (niestety) opór.

Pomimo tych wyzwań, COI stało się organizacją nowoczesną i efektywną, demonstrując potencjał transformacji sektora publicznego. Budowanie kompetencji IT in-house okazało się strategicznie ważne i (przede wszystkim) opłacalne.

Mimo (często postrzeganej jako nużącej) „nudnej teorii” zarządzania projektami, prawdziwym wyzwaniem są ludzie i ich emocje. Próby „politycznego” obejścia struktur projektowych są niestety na porządku dziennym. Bończa Tomaszewski z naciskiem podkreśla, że kluczem jest komunikacja oparta na faktach i danych, silna struktura po stronie klienta oraz zaangażowanie koordynatorów wdrożenia i lokalnych administratorów systemu.

Kluczowe jest zrozumienie, że projekt to nie tylko dokumenty i harmonogramy, ale przede wszystkim praca z ludźmi. Zarządzanie projektem wymaga umiejętności miękkich, (takich jak) komunikacja, motywacja i budowanie relacji. Aspekt ludzki decyduje o sukcesie lub porażce projektu.

Bończa Tomaszewski z doświadczenia wie, że nawet najlepiej opracowane procedury i procesy nie zastąpią ludzkiego czynnika. Zaangażowanie i motywacja zespołu, zrozumienie celów projektu, efektywna komunikacja – to (właśnie) elementy decydujące o powodzeniu.

Często (niestety) projekty IT w sektorze publicznym wdrażane są pod sztandarem „nowoczesności”. Bończa Tomaszewski krytycznie odnosi się do takiego podejścia, z naciskiem podkreślając, że prawdziwa wartość to mierzalne efekty – lepsze, tańsze i wygodniejsze usługi dla obywateli. Koncepcja „citizen centered design” jest absolutnie kluczowa.

W przeciwieństwie do hasła „nowoczesność”, „user-centered design” stawia w centrum uwagi potrzeby użytkownika. Celem projektów IT powinno być realne usprawnienie życia obywateli, a nie tylko efektowne wdrożenie nowych technologii. Podejście „citizen centered” (jak podkreśla Bończa Tomaszewski) jest jedynym sensownym kierunkiem.

Bończa Tomaszewski zwraca szczególną uwagę na konieczność definiowania skali korzyści, jakie można uzyskać dzięki wdrażanym zmianom. Mierzalność efektów, przejrzystość działań i (przede wszystkim) orientacja na użytkownika to fundamenty efektywnej cyfryzacji.

Choć metodyki projektowe są niezaprzeczalnie ważne, Bończa Tomaszewski z naciskiem stwierdza, że kultura organizacyjna i ludzie są ważniejsi. COI postawiło na metodyki zwinne, adaptując Scrum do realiów sektora publicznego. (Elastyczność i autonomia działania, w połączeniu z rygorami sektora publicznego, definiują unikalny model COI).

Bończa Tomaszewski podkreśla również, że kluczowym elementem sukcesu jest zaufanie i delegowanie odpowiedzialności. Autonomia zespołów w ramach jasno określonych celów pozwala na szybkie reagowanie na zmiany i efektywne rozwiązywanie problemów. To (właśnie) istota metodyk zwinnych.

W kontekście administracji publicznej, wdrażanie metodyk zwinnych wymaga przełamania tradycyjnego podejścia hierarchicznego i biurokratycznego. Kultura organizacyjna oparta na zaufaniu, współpracy i ciągłym doskonaleniu jest fundamentem skutecznej transformacji cyfrowej. Metodyki zwinne są narzędziem, ale kultura organizacyjna jest motorem zmian.

Idea „państwa usługowego” sięga dalej niż proste świadczenie usług publicznych. To państwo solidarne z obywatelami, stawiające ich potrzeby na pierwszym miejscu. W modelu regulacyjnym, charakterystycznym dla epoki przemysłowej, państwo góruje nad obywatelem. W erze cyfrowej to podejście jest anachroniczne.

Kluczowym czynnikiem zmiany jest cyfryzacja. Brytyjski GDS i amerykański U.S. Digital Service są wzorcem do naśladowania. Polska, dysponując 10 mld zł na cyfryzację z funduszy UE, musi wykorzystać tę szansę. Reforma cyfryzacji, prowadzona przez minister Annę Streżyńską, oraz projekty takie jak obywatel.gov.pl, stanowią fundament „państwa usługowego” w Polsce.

Bończa Tomaszewski z optymizmem patrzy w przyszłość „państwa usługowego”. Cyfryzacja to szansa na realną zmianę i budowę lepszego państwa dla obywateli. Kluczowe jest kontynuowanie reform, inwestycje w kompetencje IT oraz konsekwentne wdrażanie podejścia „citizen centered design”.

Wizja „cyfrowego państwa” na 2020 rok (i dalej) to pełne wdrożenie modelu usługowego, administracja mówiąca zrozumiałym językiem, kompetencje IT w sektorze publicznym i setki e-usług na portalu obywatel.gov.pl. To ogromne wyzwanie, ale i szansa na realną zmianę.

W kontekście przyszłości cyfryzacji, kluczowe jest kontynuowanie transformacji w kierunku „państwa usługowego”. Inwestycje w infrastrukturę IT, rozwój kompetencji cyfrowych w administracji i skupienie się na potrzebach obywateli to priorytety. Polska ma potencjał, by stać się liderem cyfryzacji w regionie.

Podsumowując, Nikodem Bończa Tomaszewski, jako lider COI i CIO Roku, aktywnie kształtuje kierunek cyfryzacji w Polsce, promując ideę „państwa usługowego” i udowadniając, że sektor publiczny może być innowacyjny i efektywny. Jego wkład w transformację cyfrową Polski jest nieoceniony.