W poszukiwaniu doskonałych procesów: BPM kluczem do efektywności firmy
Data publikacji:
Inicjatywa wdrożenia BPM powinna wypływać z działów biznesowych. To dyrektorzy finansowi, operacyjni i obsługi klienta najlepiej rozumieją potrzebę efektywnego BPM. Wybór systemu IT to kolejny, lecz nie najważniejszy krok.
„BPM to strategia zarządzania, nie tylko technologia. To dążenie do efektywności operacyjnej.”
Biznes przede wszystkim w BPM
Czym jest BPM?
W uproszczeniu, BPM to zarządzanie pracą, metodyka i narzędzia IT. Koncepcja BPM łączy systemy IT i pracę ludzi. Aplikacje BPM centralizują rozproszone systemy, usługi, zespoły i zarządzanie.
| System | Rola w BPM |
|---|---|
| ERP | Wsparcie procesów zasobów przedsiębiorstwa. |
| CRM | Wsparcie procesów relacji z klientem. |
| Systemy DMS | Kluczowe w BPM, zarządzanie dokumentami i informacjami. |
Rola IT w BPM
Systemy IT wspierają procesy biznesowe w ERP i CRM. Jednakże, kluczowe jest wdrożenie systemu DMS dla zarządzania dokumentami i informacjami.
„Integracja systemów IT jest fundamentalna dla skutecznego BPM.”
Wyzwania związane z informacją
Wiele procesów wymaga dostępu do dokumentów. Szacuje się, że 80% informacji jest nieustrukturyzowane, a tylko 15-20% w hurtowniach danych. Pracownicy tracą od 10% do 50% czasu na szukanie informacji, a 5-15% na czytanie. Roczny przyrost danych nieustrukturalnych to aż 75%. W tym kontekście, BPM to rozwiązanie problemów z obiegiem informacji.
Dla zobrazowania skali wyzwań informacyjnych, spójrzmy na poniższe dane:
| Kategoria Danych | Procentowy Udział | |
|---|---|---|
| Struktura | Ustrukturyzowane | 15-20% |
| Nieustrukturyzowane | 80% | |
| Czas Pracy | Poświęcony na wyszukiwanie informacji: 10-50% | |
| Wzrost Roczny | Danych nieustrukturyzowanych: 75% | |
Przygotowanie do wdrożenia BPM
Uporządkowanie procesów
Wdrożenie BPM wymaga uporządkowania procesów. Dopiero po opisie procesów przez biznes, można szukać narzędzi IT. Wdrożenie BPM to odpowiedź na problemy. Trzeba określić zmiany, zakres, używając narzędzi jak Diagram Zachmana, BI, modelowanie procesów, BPM.
Uwaga: Warto podkreślić, że uporządkowanie procesów jest fundamentem wdrożenia BPM. Bez tego kroku, wdrożenie systemów IT może przynieść więcej szkody niż pożytku.
Badania Forrester
Badania Forrester wskazują, że 24% wdrożeń BPM ma na celu poprawę wydajności, 18% – monitoring w czasie rzeczywistym, 15% – łatwość modyfikacji, 13% – modelowanie, 12% – optymalizację, a 4% – niezależność od IT.
| Cel Wdrożenia | Procent Wskazań |
|---|---|
| Podniesienie wydajności | 24% |
| Monitoring w czasie rzeczywistym | 18% |
| Łatwość i szybkość modyfikacji procesów | 15% |
| Modelowanie procesów | 13% |
| Optymalizacja procesów | 12% |
| Zwiększenie niezależności od IT | 4% |
Analizy BPTrends
Analizy BPTrends pokazują, że tylko 13% firm nie planuje BPM. 42% firm aktywnie planuje lub wdraża BPM, 29% realizuje zadania BPM, a 16% zakończyło projekt BPM.
| Status Wdrożenia | Procent Organizacji |
|---|---|
| Nie planuje wdrożenia | 13% |
| Aktywnie planuje lub wdraża | 42% |
| Realizuje zadania związane z BPM | 29% |
| Projekt BPM zakończony | 16% |
Kluczowe czynniki sukcesu
Głównymi przeszkodami we BPM są: koszty (32%), brak korzyści (27%), brak zasobów (23%), trudności (18%). Kluczowy sukces to wybór obszarów i uporządkowanie procesów. Optymalizacja procesów przed wdrożeniem to podstawa, unikając „informatyzacji bałaganu”. Dostosowanie procesów do technologii jest następnym krokiem. Wybór obszarów BPM to wyzwanie. Dobry start to właściciele procesów, proste i złożone procesy do optymalizacji. Eksperci z CapGemini wskazują na niepewność menedżerów w wyborze obszaru (detal czy korpo) i zakresu wdrożenia procesu.
„Sukces BPM zależy od właściwego wyboru obszarów i rzetelnego uporządkowania procesów.”
| Przeszkoda | Procent Wskazań |
|---|---|
| Koszty wdrożenia | 32% |
| Brak udowodnionych korzyści | 27% |
| Brak zasobów technicznych | 23% |
| Trudności w realizacji projektu | 18% |
Rezultaty wdrożenia BPM
Aby ocenić BPM, kluczowe są jasne cele projektu. Wyniki analizuje się globalnie i operacyjnie. Wymierne korzyści to czas procesów, koszty osobowe i dostęp do informacji. Niemierzalne to zgodność z prawem, przewaga konkurencyjna i rozwój.
Pamiętaj: Rezultaty BPM to nie tylko oszczędności. To strategiczna zmiana, która buduje przewagę konkurencyjną firmy w długim terminie.
BPM daje korzyści w strategicznym zarządzaniu zmianami. Wspomaga reorganizację i zarządzanie jakością. Umożliwia elastyczność, szybkość zmian i reakcji na rynek. Skraca czas wprowadzania produktów. Eliminacja powielania pracy pozwala pracownikom obsłużyć więcej klientów, poprawiając jakość, wizerunek i przewagę.
Najważniejsze korzyści to redukcja kosztów przez optymalizację i automatyzację, oraz przetwarzanie większych wolumenów. Istotna jest też poprawa obsługi klienta, przez szybkość procesów i dostęp do informacji.
Sektor bankowy używa BPM coraz częściej. Największe korzyści w bankach są w procesach kredytowych i depozytowych. Wdrożenie BPM w finansach jest etapowe. Pilot to np. obsługa sekretariatów, archiwizacja, zamówienia, faktury, karty płatnicze.
Eksperci CapGemini wskazują, że największe korzyści z BPM są w obsłudze kredytów, call center, sprzedaży, produktów i procesów wewnętrznych.
| Kategoria Korzyści | Przykładowe Obszary | |
|---|---|---|
| Bankowość | Inne Sektory | |
| Procesy Podstawowe | Procesy kredytowe, depozytowe | Procesy produkcyjne, logistyczne |
| Obsługa Klienta | Obsługa Call Center, procesy sprzedaży | Obsługa reklamacji, procesy serwisowe |
| Procesy Wewnętrzne | Archiwizacja dokumentów, obieg dokumentów | Zarządzanie zasobami ludzkimi, procesy zakupowe |
Redukcja ryzyka wdrożenia BPM
Ryzyko BPM można minimalizować przez przygotowanie projektu. Głównym zagrożeniem jest brak optymalizacji procesów przed BPM. Kluczowe jest zaangażowanie biznesu i planowanie. Szczegółowa faza przygotowawcza jest niezbędna.
Ważne: Pamiętaj o optymalizacji procesów przed wdrożeniem BPM. Unikaj automatyzacji nieefektywnych działań – to klucz do sukcesu i minimalizacji ryzyka.
Problemem może być brak kompetencji zespołu. Warto zacząć od specyfikacji umiejętności, rekrutacji i szkoleń. Menedżerowie obawiają się, że BPM wpłynie na zarządzanie. Zaradzić temu można przez przygotowanie, planowanie krok po kroku i pilot.
Zmiany budzą obawy, pracownicy mogą bać się redukcji etatów przez BPM. Jak w każdym projekcie, trzeba komunikować zmiany i konsekwencje. Wsparcie kierownictwa i korzyści dla jednostek są niezbędne. Jasna komunikacja i transparentność to klucz do zminimalizowania oporu pracowników.
Firmy z dobrym zarządzaniem procesami mogą być liderami. Optymalizacja procesów i eliminacja strat są kluczowe.
Podsumowanie
Wdrożenie BPM to strategiczna decyzja, która wymaga zaangażowania biznesu i IT. Kluczem do sukcesu jest dokładne przygotowanie, optymalizacja procesów i jasna komunikacja z pracownikami. Firmy, które skutecznie wdrożą BPM, zyskają przewagę konkurencyjną i osiągną wyższą efektywność operacyjną.
*Konferencja „Zarządzanie procesami. Od oszczędności do efektywności” zorganizowana przez CEO Magazyn Top Menedżerów i CapGemini. Partner merytoryczny: IBM Poland. Praktycy zarządzania procesowego dzielili się doświadczeniami.
Udział wzięli: Elżbieta Witkowska-Hasny (Allianz Bank Polska SA), Jacek Połczyński (Polska Telefonia Cyfrowa), Tomasz Wróbel (ING Bank Śląski), Paweł Dobrzański (Ruch SA), Krzysztof Skrupski (CapGemini).
Dodaj komentarz