RODO – Ostatni Dzwonek dla Firm: Optymalizacja Procesów i Zarządzanie Danymi

Bartosz Marcinkowski: Z perspektywy DZP, obserwujemy intensywne prace wdrożeniowe u wielu naszych klientów. Równocześnie, administracja rządowa zapowiedziała prezentację projektu ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy wprowadzającej, nowelizującej szereg innych aktów prawnych, na wrzesień. Te inicjatywy legislacyjne z pewnością wywołają szeroką dyskusję i serię konsultacji społecznych, co jest naturalnym elementem procesu legislacyjnego.

Uwaga: Warto podkreślić, że projekt ustawy jest jedynie punktem wyjścia do dalszych prac i może ulec zmianom w toku procesu legislacyjnego. Należy zatem śledzić postępy prac i dostosowywać strategie wdrożeniowe do aktualnej sytuacji prawnej. Istotne jest bieżące monitorowanie procesu legislacyjnego i elastyczne dostosowywanie strategii wdrożeniowych do zmieniających się okoliczności prawnych.

Kluczowe jest, by firmy nie odkładały przygotowań na bliżej nieokreśloną przyszłość, licząc na ostateczny kształt ustawy. RODO obowiązuje bezpośrednio, a ustawa krajowa ma jedynie doprecyzować pewne aspekty.

Niezależnie od rozwoju sytuacji legislacyjnej, czas na intensywne działania jest właśnie teraz. Czwarty kwartał 2017 roku to absolutnie ostatni moment na rozpoczęcie projektów dostosowania do RODO. Dotyczy to wszystkich firm, niezależnie od specyfiki branży, regulacji sektorowych (jak sektor zdrowia, ubezpieczeń, finansów) czy ogólnych zasad.

W praktyce oznacza to, że każda organizacja przetwarzająca dane osobowe musi podjąć kroki w kierunku zgodności z RODO. Nie ma wyjątków, a skala i zakres regulacji są szerokie.

Dlatego, zachęcamy do potraktowania tego czasu jako mobilizacji sił i środków, by wdrożyć niezbędne zmiany. Początek czwartego kwartału roku to optymalny, choć już graniczny, moment na rozpoczęcie kompleksowych działań.

Z naszego doświadczenia wynika, że dostosowanie do RODO nie jest projektem, który można zrealizować w pięć tygodni. Wystarczy spojrzeć na rozległość współczesnych organizacji i złożoność systemów IT, by zrozumieć skalę wyzwania. Technologie stanowią fundament modeli biznesowych i obiegu informacji w firmach. Zainteresowanie RODO wzrosło lawinowo, gdy menedżerowie, nie tylko z działów IT, uświadomili sobie, jak kluczowa jest warstwa technologiczna dla zgodności z nowymi przepisami.

Technologia, w tym systemy informatyczne, wspiera wszystkie procesy regulowane przez Rozporządzenie: realizację prawa do bycia zapomnianym, prawo dostępu do danych, ich sprostowania i inne. Bez odpowiedniego zaplecza technologicznego, realizacja tych praw w praktyce staje się niezwykle trudna, jeśli nie niemożliwa.

Dodatkowo, złożoność integracji systemów w dużych organizacjach często zaskakuje nawet specjalistów IT. Mapowanie przepływu danych, identyfikacja miejsc przechowywania informacji osobowych i implementacja mechanizmów bezpieczeństwa to zadania wymagające czasu i interdyscyplinarnej wiedzy.

Zgadza się. Obszar IT to tylko jeden z aspektów wymagających uwagi. Kluczowe działy to również HR, marketing, finanse… Każda organizacja musi dokładnie zidentyfikować zasoby danych osobowych oraz procesy, które podlegają wymogom RODO. To szerokie spektrum działań, wykraczające daleko poza sam dział informatyczny.

Przykładowo, dział HR przetwarza dane osobowe pracowników, kandydatów do pracy i byłych pracowników. Marketing gromadzi dane klientów i potencjalnych klientów. Dział finansowy przetwarza dane kontrahentów i klientów w kontekście transakcji finansowych. Każdy z tych działów musi być uwzględniony w procesie dostosowania do RODO.

Ponadto, należy pamiętać o obszarach takich jak obsługa klienta, sprzedaż, logistyka czy nawet ochrona fizyczna. Wszędzie tam, gdzie przetwarzane są dane osobowe, RODO ma zastosowanie. Holistyczne podejście i zaangażowanie wszystkich kluczowych działów firmy to podstawa skutecznego wdrożenia.

Obecnie, prowadzimy ponad 20 projektów RODO, a kolejne czekają w kolejce. Realizujemy je dla firm z różnorodnych sektorów: finansowego, produkcyjnego, przemysłu ciężkiego, dostawców SaaS, ubezpieczycieli, motoryzacyjnego. Obsługujemy firmy z polskim kapitałem oraz struktury międzynarodowe. Każdy projekt jest unikalny i wymaga indywidualnego podejścia.

Szczególnie interesujący jest przykład firm z centralami poza Polską, które długo oczekiwały na wytyczne z centrali, odkładając intensywne przygotowania. Teraz, z naszym wsparciem, starają się szybko wdrożyć RODO. Krajowe przepisy uniemożliwiają proste rozwiązania typu *copy&paste*. Polska specyfika, dotychczasowe doświadczenia i praktyka stosowania dotychczasowej ustawy o ochronie danych osobowych mają istotny wpływ na wdrażane rozwiązania, mimo że RODO obowiązuje bezpośrednio w całej UE.

To pokazuje, że globalne wytyczne, choć pomocne, nie wystarczają. Lokalne uwarunkowania prawne, kulturowe i biznesowe muszą być uwzględnione w procesie wdrożenia. Uniwersalne rozwiązania nie zawsze sprawdzają się w praktyce, a dostosowanie do specyfiki danego kraju jest kluczowe dla skuteczności wdrożenia RODO.