Kierunek Państwo Usługowe: Transformacja Cyfrowa Administracji Publicznej

W erze cyfrowej państwo na nowo definiuje relacje z obywatelami. Państwo usługowe to efektywny usługodawca, który solidaryzuje się z obywatelami, a nie tylko zbiór procedur i instytucji. O tym, jak ta transformacja przebiega w Polsce, opowiada Nikodem Bończa Tomaszewski, CIO Roku 2015, szef Centralnego Ośrodka Informatyki (COI), który odegrał kluczową rolę w uratowaniu projektu pl.ID i zbudowaniu silnych kompetencji informatycznych w sektorze publicznym.

Uwaga: Hasło „.gov w domenie, .com w działaniu” idealnie oddaje filozofię COI – łączenie misji publicznej z efektywnością rynkową. Jak podkreśla Nikodem Bończa Tomaszewski, COI odważnie wkroczyło w obszar ratowania projektu pl.ID, rezygnując z czasochłonnych audytów na rzecz dynamicznego działania i „rozpoznania bojem”.

„Nie bawiliśmy się też w żadne audyty i kontrole, żeby wstępnie rozpoznać temat. Wiadomo, że projekt trzeba ratować, a kontrola służy diagnozowaniu problemów, ale ich nie rozwiązuje. W COI mam zasadę przejmowania całego obszaru kryzysowego, czyli rozpoznania bojem. Wiedzę budujemy w trakcie przejmowania – „learning by doing”, ale tylko w sytuacji, kiedy to my bierzemy odpowiedzialność za zadanie i nie ma możliwości odwrotu.”

Kluczowe okazało się połączenie merytokracji z umiejętnością budowania relacji, a także zaufanie ze strony właściciela projektu do metod działania COI. Te elementy stanowiły fundament sukcesu w ratowaniu projektu pl.ID. (więcej w tabeli poniżej)

Podkreślmy, że projekt pl.ID, dotknięty kryzysem w 2012 roku, stanął w obliczu realnego zagrożenia. COI pod kierownictwem Nikodema Bończy Tomaszewskiego podjęło wyzwanie jego uratowania i transformacji w System Rejestrów Państwowych. Mimo krótkiego czasu i wykorzystania znacznej części budżetu, COI z sukcesem uruchomiło system 1 marca 2015 roku.

System Rejestrów Państwowych

Zintegrowany system informatyczny obejmujący kluczowe rejestry państwowe, takie jak PESEL, Rejestr Dowodów Osobistych i Baza Usług Stanu Cywilnego. Przykładem korzyści jest sprawniejsza obsługa obywateli w urzędach.

Zakres projektu był imponujący – modernizacja centrów danych, relokacja infrastruktury PESEL, budowa Zintegrowanej Infrastruktury Rejestrów oraz kluczowego Systemu Rejestrów Państwowych, obejmującego PESEL 3.0, Rejestr Dowodów Osobistych, Baza Usług Stanu Cywilnego i inne rejestry. System ten objął wszystkich obywateli Polski, jednostki samorządu terytorialnego i instytucje państwowe.

Co istotne, COI zoptymalizowało projekt, obniżając koszty realizacji i utrzymania, co przyniosło budżetowi państwa znaczące oszczędności.

Warto zaznaczyć, że realizacja projektu pl.ID stała się katalizatorem rozwoju COI. Powstały nowe piony odpowiedzialne za development, zarządzanie projektami i UX. COI pozyskało unikalne kompetencje, stając się organizacją IT zdolną do realizacji kompleksowych zadań informatycznych. Wzrost zatrudnienia i budżetu o około 100% świadczy o skali transformacji.

Wraz z COI upowszechniła się kultura projektowa, choć nie obyło się bez wyzwań. Próby obejścia struktur projektowych i interwencje różnych grup interesariuszy były na porządku dziennym. (Szczegóły w poniższej liście)

„W zarządzaniu projektami kluczowe są fakty, dane i kompetentna struktura po stronie klienta, a także współpraca z lokalnymi administratorami systemu.”

Jak wspomniano, Koncepcja user-centered design stała się fundamentem podejścia COI. Skupienie na potrzebach użytkowników i korzyściach dla obywateli stało się priorytetem. Architektura systemu została podporządkowana osiągnięciu tych celów, a nie jedynie rozbudowie infrastruktury.

Dla nas rzeczywiście bardzo ważny jest citizen centered design. Określamy skalę korzyści, jakie możemy uzyskać dzięki wprowadzanym przez nas zmianom. Można wydać na projekt 4, 9, 40 mln albo 1 mld zł? Tak, o ile jest to opisane realnym rachunkiem szacowanych zysków z inwestycji dla obywateli, przedsiębiorców, NGO i innych podmiotów, na których rzecz działa państwo. W praktyce często okazuje się, że czym mniejszy projekt, tym bardziej namacalne efekty i wymierne korzyści.

„Mierzalne efekty i korzyści dla obywateli są kluczowym wskaźnikiem sukcesu projektów IT w administracji publicznej.”

Należy przypomnieć, że Utworzenie pionu developerskiego w COI było przełomem. Budowa własnych kompetencji w zakresie analizy i programowania okazała się kluczowa dla samodzielności i efektywności organizacji. Wbrew sceptycyzmowi, zespół developerski udowodnił, że instytucja państwowa może skutecznie budować i utrzymywać własne zespoły IT.

COI postawiło na metodyki zwinne w zarządzaniu projektami, w szczególności Scrum. Kultura organizacyjna i ludzie zostali uznani za ważniejsze niż sztywne procedury. Obecnie COI pracuje nad konsolidacją doświadczeń i wypracowaniem własnego procesu projektowego, opartego na zwinnych metodykach. (Metodyki zwinne – definicja poniżej)

„Kultura organizacyjna i elastyczność w podejściu do zarządzania projektami są kluczowe dla sukcesu w IT.”

Formalnie COI działa jako przedsiębiorstwo należące do Ministra Cyfryzacji, podlegając zarówno regulacjom sektora publicznego, jak i zasadom efektywności rynkowej. Model „.gov w domenie, .com w działaniu” pozwala na czerpanie najlepszych praktyk z obu światów – łączenie misji publicznej z elastycznością i racjonalnością biznesową. Ten hybrydowy model okazał się skuteczny.

Model „.gov w domenie, .com w działaniu” jest kluczowy dla zrozumienia filozofii COI. Łączy w sobie publiczną misję z rynkową efektywnością. COI działa jak firma, ale służy państwu i obywatelom.

„Hybrydowy model działania COI to unikalne połączenie sektora publicznego i prywatnego, które przynosi korzyści obu stronom.”

Warto podkreślić, że Konferencja „Państwo usługowe”, zorganizowana przez COI w 2015 roku, podkreśliła wagę tej idei w kontekście transformacji cyfrowej Polski. Nikodem Bończa Tomaszewski diagnozuje obecny model państwa jako regulacyjny, charakterystyczny dla epoki przemysłowej, który w erze cyfrowej staje się anachroniczny.

Państwo regulacyjne to państwo górujące nad obywatelami, przedsiębiorcami i innymi podmiotami, które sprowadza swoją rolę do kontroli i nadzoru nad rzeczywistością społeczną. Urzędnicy w takim państwie wierzą, że wiedzą wszystko najlepiej, a obywateli niczym dzieci należy kontrolować dla ich własnego dobra. Oczywiście przedsiębiorca staje się wrogiem nr 1, bo nie dość, że działa samodzielnie i nikogo nie chce się słuchać, to jeszcze ma środki, żeby swoje pomysły realizować. To anachroniczne podejście.

„Transformacja w kierunku państwa usługowego to kluczowy kierunek rozwoju administracji publicznej w XXI wieku.”

Jak zauważono, Polska ma szansę podążać ścieżką transformacji cyfrowej w kierunku państwa usługowego, dysponując znaczącymi funduszami UE na ten cel. Ministerstwo Cyfryzacji pod kierownictwem Anny Streżyńskiej podejmuje działania w celu informatyzacji państwa i budowy zintegrowanego portalu e-usług, wzorowanego na gov.uk. COI i portal obywatel.gov.pl stanowią fundament tych zmian.

Wyzwaniem pozostaje transformacja ePUAP w nowoczesną platformę e-usług, skupioną na realnym załatwianiu spraw online, a nie tylko na wymianie dokumentów. Ideał cyfrowego państwa w 2020 roku to wdrożenie modelu usługowego, administracja posługująca się zrozumiałym językiem, kompetencje IT w sektorze publicznym i rozbudowany portal e-usług obywatel.gov.pl.

„Przyszłość polskiej administracji publicznej leży w transformacji cyfrowej i budowie państwa usługowego na wzór najlepszych światowych praktyk.”

Na zakończenie, Nikodem Bończa Tomaszewski, pytany o plany na przyszłość poza COI, wspomina o tęsknocie za pracą naukową i tworzeniem nowych technologii. Podkreśla potencjał polskiego przemysłu IT i sektora kreatywnego, który wciąż nie jest w pełni wykorzystany. Jego wizja to tworzenie zarówno generycznych, jak i innowacyjnych rozwiązań, które umocnią pozycję Polski na globalnym rynku technologicznym. Kluczem do sukcesu, jak zawsze, pozostaje budowa silnego zespołu.

Nikodem Bończa Tomaszewski – menedżer, ekspert IT, publicysta, historyk, twórca Narodowego Archiwum Cyfrowego. Od 2012 roku dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, przeprowadził kompleksową reformę COI i zbudował zespół pozwalający na samodzielną realizację strategicznych dla państwa projektów cyfrowych. Jego wkład jest nieoceniony.

„Przyszłość IT w Polsce leży w innowacjach i silnych zespołach kompetentnych profesjonalistów.”